大家好，我們是一家互聯(lián)網(wǎng)公司，公司人數(shù)也不多。由于大多數(shù)員工都是技術(shù)崗位，工作內(nèi)容就是寫(xiě)代碼，各種程序語(yǔ)言，HR完全看不懂，導(dǎo)致一直都沒(méi)有做過(guò)崗位分析以及崗位說(shuō)明書(shū)。而去詢問(wèn)技術(shù)部門(mén)的管理人員，他們也說(shuō)不出個(gè)所以然。
開(kāi)篇語(yǔ)：會(huì)干不會(huì)說(shuō)，是一個(gè)普遍的現(xiàn)象
在企業(yè)中，業(yè)務(wù)部門(mén)多是業(yè)務(wù)高手，對(duì)自己的專業(yè)十分精通，而在管理語(yǔ)言、規(guī)章制度制定上則經(jīng)常是一知半解，會(huì)干不會(huì)說(shuō)，應(yīng)該說(shuō)這是一個(gè)普遍存在的現(xiàn)象。
記得曾經(jīng)的一個(gè)咨詢項(xiàng)目上，項(xiàng)目組采用的是教練式的咨詢方式，給中高層干部安排了作業(yè)，并組織開(kāi)會(huì)討論，會(huì)上請(qǐng)老板出席做觀察員。
會(huì)議過(guò)程中，與會(huì)的管理者針對(duì)事先設(shè)定的會(huì)議議題展開(kāi)分析討論，而作為觀察員的老板則細(xì)心觀察每一個(gè)人的表現(xiàn)。
在會(huì)議結(jié)束時(shí)，做觀察總結(jié)的時(shí)候，老板說(shuō)：“開(kāi)了一天會(huì)，我跟著聽(tīng)了一天，我感覺(jué)我們公司的干部有一個(gè)普遍的問(wèn)題，就是會(huì)干不會(huì)說(shuō)。平時(shí)工作都干的挺好，但是在發(fā)表見(jiàn)解的時(shí)候，卻是張嘴說(shuō)不出話，不能完整表達(dá)觀點(diǎn)，對(duì)事情的認(rèn)識(shí)也不夠深刻。所以，我建議大家看一看*近的電影《國(guó)王的演講》。”
后來(lái)，在一次周六的工作例會(huì)上，項(xiàng)目組還真的組織大家觀看了這部電影。
這是一個(gè)典型的會(huì)干不會(huì)說(shuō)的案例。
實(shí)際上，這種現(xiàn)象在很多企業(yè)都普遍存在，業(yè)務(wù)部門(mén)的人員往往專注于具體的工作，能按照經(jīng)驗(yàn)把事情做好，但讓他們介紹具體做法的時(shí)候，往往是三言兩語(yǔ)，只能說(shuō)個(gè)大概，無(wú)法把事情的前因后果表達(dá)完整。
結(jié)合本次打卡的案例，HR部門(mén)在主導(dǎo)推動(dòng)編制崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)所遇到的問(wèn)題，也是一個(gè)會(huì)干不會(huì)說(shuō)的典型。
那么，我們?cè)撊绾谓鉀Q這個(gè)問(wèn)題？
我覺(jué)得，解決這個(gè)問(wèn)題，可以從三個(gè)方面入手：
**，HR部門(mén)在推動(dòng)崗位說(shuō)明書(shū)之前做足功課，給業(yè)務(wù)部門(mén)準(zhǔn)備實(shí)操性的課件、樣例范本和要點(diǎn)提示。
第二，通過(guò)作業(yè)的形式推動(dòng)崗位說(shuō)明書(shū)編制，給業(yè)務(wù)部門(mén)布置作業(yè)，把要求提明確，發(fā)動(dòng)業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部討論，群策群力，共同商定。
第三，為保證效果，HR部門(mén)要對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行針對(duì)性的輔導(dǎo)，必要時(shí)，通過(guò)訪談的形式，把崗位職責(zé)逐一問(wèn)出來(lái)。
下面，我們逐一談一下這三個(gè)方面的內(nèi)容。
1.做足崗位說(shuō)明書(shū)編制前的功課
作為崗位說(shuō)明書(shū)編制的推動(dòng)部門(mén)，HR要提前做足功課，這些功課包括：
（1）一份精心制作的崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)培訓(xùn)課件
作為HR，在推動(dòng)部門(mén)進(jìn)行工作分析時(shí)，首先要對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)編制的方法進(jìn)行一個(gè)整理，精心制作一份崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)課件。
實(shí)際上，一份好的崗位說(shuō)明書(shū)*重要的部分有兩個(gè)，一個(gè)是崗位的職責(zé)，也就是說(shuō)崗位是做什么的，承擔(dān)哪些職責(zé)；一個(gè)是崗位的任職要求，也就是說(shuō)，具備什么樣能力素質(zhì)的人才能擔(dān)任這個(gè)崗位，具體包括學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、工作技能等。
這是兩個(gè)核心要件。
因此，在崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)課件里要把這兩點(diǎn)特別講清楚。
那么，該如何描述才能說(shuō)清楚崗位職責(zé)呢？
工作職責(zé)描述的通用模式是：
“表達(dá)權(quán)限和參與方式的動(dòng)詞”＋“需要完成的工作或動(dòng)詞指向?qū)ο?rdquo;
例如，組織編制公司人力資源規(guī)劃，指導(dǎo)分公司執(zhí)行，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，提出整改要求，監(jiān)督落實(shí)。
工作職責(zé)部分的填寫(xiě)應(yīng)該按照先重要、后次要的原則逐項(xiàng)分析。
需要特別強(qiáng)調(diào)的是，工作職責(zé)描述的是該崗位必須執(zhí)行的工作要點(diǎn)，而不是當(dāng)前或未來(lái)需要完成的一項(xiàng)階段性任務(wù)或目標(biāo)。
例如：“依據(jù)公司年度營(yíng)銷規(guī)劃，組織制定公司年度銷售目標(biāo)，并組織分解”是一項(xiàng)職責(zé)，而“完成公司2012年度3000萬(wàn)的銷售任務(wù)”則是一項(xiàng)具體的任務(wù)或者目標(biāo)。
這是基本的表達(dá)模式，實(shí)際更好的模式是把工作職責(zé)描述得更詳細(xì)、更具體、更鮮活，這個(gè)方面我們后面會(huì)講到。
借助這個(gè)模式，業(yè)務(wù)部門(mén)可以照葫蘆畫(huà)瓢，把自己平時(shí)做的事盡可能地表達(dá)完整。
當(dāng)然，我們?cè)趯?shí)際操作中，可能仍然會(huì)遇到案例中企業(yè)這樣的問(wèn)題，不著急，我們后面再說(shuō)如何更好地解決這個(gè)問(wèn)題。
關(guān)于任職資格方面，就相對(duì)容易一些，學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、技能這些內(nèi)容業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人通常都能提供建議，因此，并不是本文的重點(diǎn)。
?。?）一份描述詳細(xì)的崗位說(shuō)明書(shū)樣例范本
除了準(zhǔn)備課件之外，還要給業(yè)務(wù)部門(mén)準(zhǔn)備一份描述詳細(xì)的崗位說(shuō)明書(shū)樣例范本，以便于業(yè)務(wù)部門(mén)在編寫(xiě)時(shí)可以參照。
這個(gè)樣本可以采用HR部門(mén)的。
HR部門(mén)對(duì)自己部門(mén)的業(yè)務(wù)*熟悉，崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)要求又是自己提出來(lái)的，因此，提供一份詳細(xì)的自己部門(mén)的崗位說(shuō)明書(shū)給業(yè)務(wù)部門(mén)參考也是應(yīng)該的。
（3）一份要求具體的崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)規(guī)范
實(shí)際上，崗位說(shuō)明的編寫(xiě)是一個(gè)規(guī)范性要求比較強(qiáng)的工作。
因此，在推動(dòng)業(yè)務(wù)部門(mén)編制崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的時(shí)候，HR部門(mén)要精心制作一份詳細(xì)的崗位說(shuō)明書(shū)規(guī)范。
規(guī)范的內(nèi)容實(shí)際上就是對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)模板的每一個(gè)部分都做詳細(xì)的要求，通常一份完善的崗位說(shuō)明書(shū)包括六個(gè)部分，分別是：分別是“基本信息、崗位概要、工作職責(zé)、工作溝通、任職資格、工作環(huán)境”等。
2.明確責(zé)任，分工合作
實(shí)際上，崗位說(shuō)明書(shū)編制的責(zé)任人是崗位的任職者和直接上級(jí)，而非HR部門(mén)。
因此，作為HR部門(mén)，不要主動(dòng)包攬業(yè)務(wù)部門(mén)崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的工作，要通過(guò)流程，發(fā)動(dòng)業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人推動(dòng)部門(mén)內(nèi)部，通過(guò)討論的形式完成編寫(xiě)。
通常，崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)流程如下：
因此，在著手實(shí)施此項(xiàng)工作時(shí)，一定要把流程和責(zé)任說(shuō)清楚，一定要發(fā)動(dòng)全員，每個(gè)崗位的任職者先寫(xiě)初稿，直接上級(jí)審核修改，必要時(shí)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人組織討論完善，再交由HR部門(mén)審核。
3.強(qiáng)化輔導(dǎo)溝通，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)把信息補(bǔ)充完善
案例企業(yè)的主要問(wèn)題是HR部門(mén)不懂技術(shù)，技術(shù)部門(mén)自己也不清楚怎么描述自己的職責(zé)。
那么，HR部門(mén)到底該怎么做？
實(shí)際上，這就是考驗(yàn)HR部門(mén)專業(yè)能力的時(shí)候了。
為什么說(shuō)是考驗(yàn)HR部門(mén)專業(yè)能力的時(shí)候呢？
原因很簡(jiǎn)單，這項(xiàng)工作的推動(dòng)部門(mén)是HR部門(mén)，崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)方法的培訓(xùn)是HR部門(mén)做的，崗位說(shuō)明書(shū)的模板是HR部門(mén)做的，崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的規(guī)范要求也是HR部門(mén)提供的。
當(dāng)然，*終的審核把關(guān)責(zé)任也在HR部門(mén)。
由于技術(shù)部門(mén)在會(huì)干不會(huì)說(shuō)方面太過(guò)突出，如果HR部門(mén)不能給與針對(duì)有效的輔導(dǎo)，怕是*終雙方都交不了差。
因此，這時(shí)候，作為HR部門(mén)，是要展示自己的專業(yè)知識(shí)的。
那么，如何展示專業(yè)知識(shí)呢？
我覺(jué)得，有三個(gè)方面是可以做的。
**，找找參考資料。
現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)很發(fā)達(dá)，各種知識(shí)都可以從網(wǎng)絡(luò)上找到，崗位說(shuō)明書(shū)更是如此。
可以通過(guò)幾個(gè)渠道找一找，一是百度文庫(kù)，里面也許可以找到很多和企業(yè)類似的崗位說(shuō)明書(shū)資料；二是招聘網(wǎng)站，相關(guān)崗位的任職要求里，通常都會(huì)由一些崗位職責(zé)描述的內(nèi)容，一份不足夠，多找?guī)追?，也就湊成了一個(gè)相對(duì)完整的職責(zé)描述。
第二，坐下來(lái)，和業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人聊一聊，提出一系列問(wèn)題，包括：
?。?）部門(mén)平時(shí)都具體做了哪些事？
?。?）每一件事都是怎么做的？
（3）做事的先后順序是什么？
?。?）每一件事要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)是什么？
?。?）每一件事包含哪些具體細(xì)節(jié)？
?。?）每一件事*終輸出什么結(jié)果？
?。?）每一件事情的審核權(quán)限是什么樣的？
?。?）工作中都有哪些專業(yè)術(shù)語(yǔ)？
?。?）平時(shí)和哪些部門(mén)配合比較多？
?。?0）具體都是怎么配合的？
通過(guò)訪談，收集一手的鮮活資料，保證了崗位說(shuō)明書(shū)的實(shí)操性。
在這個(gè)基礎(chǔ)上，HR進(jìn)行梳理編寫(xiě)，按照崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的規(guī)范要求，逐條列舉，形成初稿，拿給業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核修改。
第三，找到明白人，對(duì)相關(guān)細(xì)節(jié)進(jìn)行驗(yàn)證。
實(shí)際上，每個(gè)企業(yè)都會(huì)有幾個(gè)明白人。
所謂明白人，就是這個(gè)人無(wú)論是在技術(shù)方面還管理方面，懂得都比較多，而且也愿意和別人交流。
曾經(jīng)我在一個(gè)管理咨詢進(jìn)行工作分析時(shí)，我和所有的部門(mén)負(fù)責(zé)人都訪談了一遍，收集了基礎(chǔ)資料。
在訪談的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)負(fù)責(zé)機(jī)電設(shè)計(jì)的主管對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都非常精通。
我就把我整理的各部門(mén)職責(zé)拿去和他逐一交流，他很認(rèn)真地對(duì)其中的細(xì)節(jié)提出建議。
經(jīng)過(guò)他的修改，不但職責(zé)描述更加具體，而且更加鮮活，語(yǔ)言更加符合企業(yè)的特點(diǎn)，而且還對(duì)很多細(xì)節(jié)進(jìn)行了更深層次的挖掘，使得工作標(biāo)準(zhǔn)更加明確具體，工作流程更加清晰。
這就是明白人的價(jià)值，HR要善于發(fā)現(xiàn)明白人，拜他為老師，把他的經(jīng)驗(yàn)加入進(jìn)來(lái)，讓?shí)徫徽f(shuō)明書(shū)更具操作性，更符合企業(yè)的需要。
結(jié)束語(yǔ)：工作分析是一個(gè)比較基礎(chǔ)，卻又十分重要的工作，想要做好，確實(shí)要著實(shí)花費(fèi)一番功夫。
同時(shí)，深度參與工作分析，對(duì)HR部門(mén)來(lái)說(shuō)也是一次熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)的機(jī)會(huì)，抓住這個(gè)機(jī)會(huì)，和業(yè)務(wù)部門(mén)做好互動(dòng)溝通，既高質(zhì)量完成了工作，也同時(shí)提升了自我，值得做！
