越來(lái)越多的經(jīng)理人，工作中已經(jīng)離不開(kāi)電子郵件。不過(guò)，離不開(kāi)的，還有越來(lái)越多的苦惱。
比爾·蓋茨的苦惱是，他收獲巨額的個(gè)人財(cái)富的同時(shí)，也收獲了每天400萬(wàn)封電子郵件，其中大多數(shù)是垃圾郵件。
杰里米·伯頓，美國(guó)硅谷大公司Veritas Software
Corp的市場(chǎng)營(yíng)銷部副總裁，苦惱的是，每天不得不花上多達(dá)兩個(gè)小時(shí)，處理電子郵箱里的400封郵件。他一怒之下，禁止手下的240名員工每周五收發(fā)電子郵件。
遭受電子郵件“肆虐”的經(jīng)理人，怎樣有效地管理數(shù)不清的電子郵件呢？
比爾·蓋茨等經(jīng)理人的做法值得借鑒。他們的秘訣是：第一、采用郵件過(guò)濾機(jī)制；第二、削減電子郵件總數(shù)目；第三、先回應(yīng)，后回復(fù)的兩步策略。
采用郵件過(guò)濾機(jī)制
微軟公司的比爾·蓋茨采用了郵件過(guò)濾機(jī)制，確保對(duì)重要信件的及時(shí)回復(fù)。
他說(shuō)：“通過(guò)郵件過(guò)濾機(jī)制，我接收的電郵全部來(lái)自于曾經(jīng)同我有通信聯(lián)系或者我認(rèn)識(shí)的人，例如微軟、英特爾、惠普及其它合作伙伴公司的人員。我們所面臨的挑戰(zhàn)是要確保將時(shí)間用于最重要的電子郵件?！?br/>
削減電子郵件總數(shù)目
拒絕消耗大部分時(shí)間的普通郵件。某跨國(guó)公司總裁要求下屬減少“抄送”或“僅供參考”的郵件，僅這一項(xiàng)，就使他收件箱減少了50%的郵件數(shù)目。
利用全職助理。JP摩根的高管斯科特·貝克斯德要求她的助手，對(duì)自己的郵件進(jìn)行初步處理，而重要的郵件留待自己處理。
而某一銷售經(jīng)理的做法是，在自己拜訪客戶或者參加展會(huì)等外部活動(dòng)，不能正常收發(fā)郵件的時(shí)候，告訴秘書幫助他初步處理一些郵件。比較緊急需要回復(fù)的郵件，秘書會(huì)電話告之，由他口述后回復(fù)。
經(jīng)理人要注意的是，必須告訴助理或者秘書哪些是至關(guān)緊要的信息。
先回應(yīng)，后答復(fù)
某美國(guó)公司的女性高管每天要處理200封郵件，她總結(jié)處理郵件的有效方式是兩步走：先回應(yīng)，后回復(fù)。比如，她常常采用的回應(yīng)語(yǔ)“信已收到，已讀過(guò)，下周細(xì)讀過(guò)后回信”；此后，她會(huì)選擇在承諾的時(shí)間范圍內(nèi)，利用早晨醒來(lái)、坐車、坐飛機(jī)的空閑時(shí)間來(lái)高效地回復(fù)郵件。
這一做法的優(yōu)點(diǎn)是，可以給對(duì)方及時(shí)地回應(yīng)，也可以給自己留下時(shí)間來(lái)回復(fù)郵件，合乎情理地解決了對(duì)方的期望。
除此之外，經(jīng)理人在管理電子郵件時(shí)，要注意避免三個(gè)陷阱。一是電郵不能代替面對(duì)面溝通；二是電子郵件的溝通無(wú)法解決充滿爭(zhēng)議和復(fù)雜的問(wèn)題；三是如果口頭溝通更有效率，請(qǐng)不要使用電子郵件溝通，因?yàn)?，一個(gè)三分鐘的電話足以包含七八封電子郵件所涵蓋的信息量。
